Vuodesta sataan - sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen

Yksityisellä sektorilla asiakirjatiedon hallinta lähtee liiketoimintaa tukevista tietoresurssien tai sisällönhallinnan tarpeista. Asiakirjahallinto kehittyy huimasti sähköisen asianhallinnan, sähköisen asioinnin ja sähköisen dokumentinhallinnan myötä. Asiakirjahallinnon toimintaperiaatteet kansallisessa soveltamisessa sekä eri toimialoilla ja organisaatioissa ovat yhteisiä. Näin olleen on järkevää toimia samoista yleisistä lähtökohdista. Kansainväliset asiakirjahallinnan ISO-standardit ovat uusia välineitä, jotka laatustandardien rinnalla auttavat organisaation toimintaa palvelevan asiakirjahallinnon vastuualueen kehittämistä. Kansainvälistyminen, hyvät hallinto- ja tiedonhallinta-käytännöt, toiminnan oikeellisuus, todennettavuus ja normien noudattaminen asettavat asiakirjahallinnalle jatkuvasti uusia erityisvaatimuksia. Tähän julkaisuun on kerätty uutta tietoa ja uusia näkökulmia asiakirjahallinnon parissa työskenteleville. Julkaisu keskittyy sähköiseen asiakirjahallintaan, sille asetettuihin vaatimuksiin sekä siinä ilmeneviin ongelmiin. Julkaisuun on jätetty parhaat palat aikaisempien julkaisujen aiheista mm. säilytysaikatiedot, jotka eivät ole muuttuneet sähköisessä maailmassa. Säilytysaikaluettelon rakenne on samanlainen kuin ennen perustuen tehtäväluokitukseen. Luettelossa listataan tehtäväkohtaisesti asiakirjat ja niiden suositeltavat säilytysajat. Luettelossa mainitut säilytysajat ovat vähimmäissäilytysaikoja, suositusluonteisia ja ohjeellisia.